Saviez-vous que vos journées pourraient être plus productives si vous saviez mieux gérer vos priorités ? Éviter le stress et l’éparpillement tout en respectant vos délais est possible grâce à deux outils concrets. Suivez-nous dans cet article pour découvrir comment améliorer votre gestion des priorités.
Identifier et classer ses priorités avec la matrice Eisenhower
La matrice Eisenhower est l’un des 2 outils concrets pour mieux gérer les priorités. Elle vous aide à identifier et classer vos tâches. Elle se compose de quatre quadrants : important et urgent, important mais pas urgent, pas important mais urgent, pas important et pas urgent.
Les tâches importantes et urgentes sont celles que vous devez faire immédiatement. C’est par exemple un imprévu à traiter en urgence à la demande de votre chef ou d’un client pour éviter des impacts néfastes pour vous ou votre mission.
Les tâches importantes mais pas urgentes sont celles que vous devez planifier pour plus tard, à l’aide de votre agenda. Lorsque vous travaillez sur un projet, beaucoup de tâches sont importantes et nécessitent du temps et des efforts pour les réaliser correctement. Mais l’être humain à tendance à surestimer ce qu’il peut faire en 1 semaine et à sous-estimer ce qu’il peut faire en 1 an. Viser le temps long en planifiant vos actions sur plusieurs semaines ou plusieurs mois vous permettra d’être moins stressé et d’améliorer votre productivité.
Les tâches non importantes mais urgentes peuvent être déléguées. Ce sont toutes les choses à faire, mais sur lesquelles votre implication n’apporte pas la plus grande valeur. Ainsi, peut être qu’un collaborateur a davantage d’affinités ou de compétences pour réaliser certaines tâches qui vous pèsent. Vous pouvez aussi chercher à établir des processus calibrés pour traiter des tâches qui se renouvèlent souvent. Par suite, cherchez à automatisez certaines tâches comme des réponses automatiques de mails ou la génération automatiques de fichiers. Vous restez alors focaliser sur votre valeur ajouté.
Enfin, les tâches non importantes et non urgentes sont celles que vous pouvez supprimer de votre liste. Et là, le conseil est tout simplement de ne pas faire.
Voici comment utiliser cette matrice :
- Énumérez toutes vos tâches.
- Identifiez leur urgence et leur importance.
- Placez-les dans le quadrant correspondant.
- Agissez en conséquence.
Cette matrice a vraiment sa place dans les 2 outils concrets pour mieux gérer les priorités. Utilisez là et vous constaterez rapidement une amélioration dans votre gestion du temps et des tâches. Bientôt, vous n’aurez plus besoin de placez les tâches dans les quadrants dans vos notes. Vous aurez intégré cette nouvelle façon d’aborder les priorités que vous appliquerez de façon naturelle.
Optimiser son agenda pour mieux gérer ses priorités
Abordons maintenant l’optimisation de votre agenda. L’agenda, qu’il soit papier ou numérique, est l’outil essentiel pour mieux gérer son temps et ses priorités. . Un agenda bien tenu vous offre une vision claire de vos tâches. Il vous permet de planifier efficacement votre temps.
Pour commencer, listez toutes vos tâches, y compris personnelles comme par exemple les moments prévus avec vos amis ou votre famille, ou encore vos rendez-vous chez le médecin. Ce peut être aussi des créneaux nécessaires de récupération ou de travail personnel sur un dossier important. Utilisez un seul agenda pour organiser vos tâches personnelles et professionnelles vous permettra de respecter plus facilement l’ensemble de vos rôles et responsabilités. C’est aussi cela savoir gérer ses priortiés.
Utilisez des codes couleurs dans votre agenda. Cela facilite la distinction entre les types de tâches. C’est visuellement attrayant et cela simplifie la gestion de vos priorités.
Ensuite, récupérez dans la matrice d’Eisenhower les tâches que vous avez indiqué comme importantes et non urgente. Affectez alors un créneau dédié à leur réalisation dans votre agenda. Ce peut d’être à l’horizon de la journée, de la semaine, du mois, du trimestre ou de l’année. L’être humain a tendance à surestimer ce qu’il peut faire sur une semaine et à sous-estimer ce qu’il peut faire sur une année. Planifiez vos tâches sur le moyen terme vous permet de ressentif moins de stress tout en conservant des objectifs réalisables et ambitieux.
Enfin, prévoyez du temps pour les imprévus. Les urgences arrivent toujours quand on s’y attend le moins. Avoir une marge de manœuvre de l’ordre de 20% de temps en plus par tâche vous évite stress et précipitation.
Combinez la matrice d’Eisenhower et l’agenda pour une gestion efficace
Appliquez ces 2 outils concrets dans votre quotidien pour améliorer la gestion de vos priorités. La matrice Eisenhower vous aide à classer vos tâches selon leur urgence et leur importance. Ainsi, vous pouvez identifier les tâches à faire immédiatement, celles à planifier, celles à déléguer et celles à éliminer.
L’agenda, lui, vous permet de planifier ces tâches dans le temps. Vous évitez ainsi le stress de dernière minute et optimisez votre productivité. Combinez ces 2 outils concrets pour mieux gérer vos priorités et vous verrez une nette amélioration dans la gestion de votre temps.
Commencez par classer vos tâches avec la matrice Eisenhower. Puis, inscrivez-les dans votre agenda en respectant leur degré de priorité. Ainsi, vous vous assurez de ne rien oublier et de tout faire en temps et en heure. Adoptez ces 2 outils concrets pour mieux gérer vos priorités et vous serez surpris des résultats !
Evaluez et ajustez régulièrement l’utiisation de ces outils pour un rendement optimal
La gestion optimale de vos priorités nécessite une évaluation régulière de l’utilisation de vos 2 outils concrets. Une revue périodique vous permet d’ajuster leur utilisation en fonction de vos besoins spécifiques.
Commencez par observer vos habitudes de travail. Identifiez les moments de la journée où vous êtes le plus productif. Ces informations vous aideront à planifier efficacement vos tâches en utilisant vos 2 outils concrets pour mieux gérer les priorités.
Voici quelques indicateurs à surveiller :
- le temps passé sur chaque tâche
- le nombre de tâches terminées dans la journée ou dans la semaine
- le niveau de satisfaction après avoir accompli une tâche
Pour un rendement optimal, n’oubliez pas d’adapter l’utilisation de vos 2 outils concrets selon les circonstances. Par exemple, si vous travaillez sur un projet à long terme, vous pourriez avoir besoin de les utiliser différemment.
En résumé, l’ajustement régulier de l’utilisation de vos outils est une étape clé pour améliorer la gestion de vos priorités. Soyez flexible et adaptez-vous à vos besoins changeants.
En somme, ces 2 outils concrets pour mieux gérer les priorités que sont la Matrice d’Eisenhower et l’agenda sont d’une aide précieuse pour optimiser la gestion de vos tâches et responsabilités. En les utilisant, vous pouvez non seulement améliorer votre efficacité et productivité, mais aussi gagner en sérénité en ayant une meilleure visibilité sur vos priorités. Alors n’hésitez pas à les essayer et à les adapter à votre propre rythme et style de travail. Le plus important est de vous sentir à l’aise et en contrôle de vos priorités.
